El control de gestión (1ª parte)

Pilar CarratoDespués de los últimos acontecimientos vividos en las economías a nivel mundial se hace, si cabe más necesario, enfatizar sobre la importancia del control de gestión dentro de las empresas; todo ello sin entrar en el debate sobre la necesidad de la existencia o no de organismos externos de control.

A lo largo de la exposición intentaremos dar respuesta a una serie de preguntas con las que queremos poner de manifiesto el porqué de la necesidad de la existencia del control de gestión dentro de las empresas. Antes de dar respuesta a esas preguntas haré una breve referencia a la evolución histórica del control de gestión a lo largo de los años que podemos sintetizar de la siguiente manera:

    Históricamente el Control de Gestión tradicional estaba orientado hacia el pasado, con una visión desde dentro de la empresa.  Se expresaban los objetivos y los resultados en términos financieros y, la eficiencia productiva se entendía como la disminución de los costes. Se basaba en cifras y en aportación de documentación y se centraba en la verificación de los datos y en el análisis de las desviaciones. El Control de Gestión estaba principalmente orientado hacia el control y  la administración de recursos, el saber estaba concentrado en los directivos y era válido para sistemas cerrados.

    El Control de Gestión en la actualidad está más orientado al futuro con una visión hacia el cliente y hacia la competencia. Se utilizan indicadores financieros y no financieros y, no sólo se fija en los costes sino en el valor. Está  basado en el planteamiento de alternativas y planes de acción y, además de la verificación marca los puntos críticos.

El Control Gestión  actual está orientado hacia  la consecución de cambios en el comportamiento y al aprendizaje, el saber es utilizado por todos y es un control de gestión válido para sistemas abiertos y descentralizados.

Después de una breve referencia a su evolución a lo largo de los años, la primera pregunta que nos hacemos para ver si existe una  justificación del mismo es “¿Por qué es necesario el control?”

En  la actualidad el mundo empresarial se caracteriza por un  entorno cambiante, muy competitivo y con reglas que varían constantemente. El éxito empresarial exige una continua adaptación de la empresa a su entorno y, la competitividad se convierte en el criterio económico por excelencia para orientar y evaluar a la empresa.

Para conseguir dicha competitividad las empresas necesitan controlar la rentabilidad y productividad de su proceso económico y, para ello tienen que fundamentar la organización de la empresa, la definición y asignación de actividades y responsabilidades, la coordinación y planificación de las tareas y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y control. Todo ello nos lleva a pasar por una serie de etapas dentro de la gestión de la actividad empresarial  que son la planificación, la presupuestación, la ejecución y  el ciclo se cerraría con el control ; cada una de ellas necesarias y que configuran un proceso continuo e interactivo en el tiempo.

La primera de las etapas mencionadas es la planificación y su razón de ser es la de  para poder gestionar y dirigir la empresa hacia el objetivo que buscamos. Pero a ello deberíamos añadir el poder detectar la incorrecta gestión y así evitar que nuestra empresa pudiese llegar a estados nada deseables como la quiebra.

La planificación nos permitirá  utilizar los recursos racionalmente y nos servirá para reducir la incertidumbre, para tener visión de futuro, para racionalizar las decisiones, para reducir riesgos, para aprovechar oportunidades, para alcanzar una mayor eficiencia y una menor improvisación.

La Planificación consiste en establecer por anticipado que es lo que hay que hacer, es decir, planificar es proyectar un curso de actuación. Se trata de un proceso continuo de toma de decisiones. Comprende: la selección de objetivos y políticas (estrategia) y de programas y procedimientos para alcanzarlos (programación).

Los requisitos que debe tener una buena planificación son la contribución a los objetivos de la empresa,  alcanzar la eficacia y eficiencia. y debe generalizarse a todos los niveles.

El siguiente paso en la actividad  empresarial es la presupuestación, a través de los presupuestos se proyecta de forma cuantificada los elementos que necesita la empresa para cumplir sus objetivos. El Presupuesto es el compromiso por parte de la empresa de obtener, en la línea del plan estratégico, unos parámetros para los que se dispone de recursos y se trata de optimizar su rendimiento, básicamente asigna cifras a las actividades.

La siguiente etapa sería la ejecución por parte de los distintos responsables de lo establecido en la planificación y que se ha cuantificado en los presupuestos y, el círculo se cerraría con el control de dicha actividad.  El proceso de dirección de la empresa se cierra cuando se inicia el control de las acciones desarrolladas, por tanto es necesario un sistema que permita una revisión adecuada del conjunto de decisiones adoptadas en la empresa. Sin el control el círculo no estaría completo, además permite una retroalimentación y que todo el proceso sea continuo en el tiempo.

Cuando se habla de control, la primera referencia, es la capacidad que tienen las personas, organizaciones o equipos de realizar una evaluación después de la terminación de una actividad y de su posterior corrección, si ésta no es correcta  El control implica el control de la acción real frente a los planes establecidos que permita acciones correctoras. Consiste en un proceso permanente de comparación, ajuste y corrección de la actuación real de una compañía para acomodarla, en la medida de lo posible, a la actuación planificada de forma que se puedan conseguir los objetivos previstos.

El control se debe caracterizar por:

–    Estar orientado hacia los responsables de cada proceso y motivar.
–    Implica realizar una comparación entre las previsiones y lo realmente      ocurrido.
–    Informar de la importancia de las desviaciones.
–    Debe indicar las acciones correctoras.
–    Ser flexible y adaptarse a las modificaciones de los planes.
–    Ser comprensible porque si no lo fuera perdería operatividad.

El control, como hemos visto es un proceso esencial, en el que se dan una sucesión de fases  tal como lo resumimos a continuación:

–    La identificación de los responsables: Los objetivos del control es proporcionar información para la toma de decisiones y asegurar la obtención de un resultado por parte de un responsable, de ahí la necesidad de identificarlos.
–    Establecimiento de objetivos para una determinada  división de la organización. y, ser conocidos por todos los niveles Los objetivos deben estar alineados con la estrategia de la empresa a todos los niveles, y deben ser planificados y medibles, especificando normas y procedimientos para su consecución, además deben ser claros y un número no muy elevado.
–    Comparación con el plan, medición de los resultados conseguidos por cada uno de los responsables dentro de cada división.
–    Análisis de las desviaciones e interpretación de las mismas.
–    Acción de control bien modificando la actuación de la división, bien modificando los objetivos o bien modificando la estructura de la división.

Una vez justificada la necesidad de la existencia de un proceso de control continuo dentro de las empresas como una de las etapas de la actividad empresarial y, una vez establecidas las características que debe presentar el mismo, la siguiente pregunta que nos planteamos es  “¿Cómo diseñar un sistema de control?” .

Las decisiones tomadas dentro de la empresa deben coordinarse y, la dirección de las empresas debe controlar los resultados de dichas decisiones mediante algún procedimiento para corregir en la medida de lo que sea posible las que sean erróneas. A medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad aumentan, mayor dificultad existe en el establecimiento de los procedimientos.

Se entiende por sistema de control el conjunto de procedimientos y acciones por los que el control se lleva a cabo. El sistema de control debe tener una estructura definida en función de las unidades organizativas a controlar, denominados centros de responsabilidad, y una serie de procedimientos referidos a como se realiza en la práctica el proceso de control.

Existen una serie de factores que influyen en el diseño de un sistema de control, entre otros podemos destacar como uno de los principales la necesidad de una definición exacta y clara de la estructura organizativa que comprenderá entre otros aspectos la división de la empresa en segmentos. La dificultad del diseño del sistema de control radica en el establecimiento de los niveles de responsabilidad y, por tanto, en el grado de discrecionalidad para la toma de decisiones en cada uno de los niveles.

Por tanto habría que destacar como factor determinante para un correcto diseño del sistema de control  el conocimiento y la definición clara del poder de decisión que se transfiere a cada responsable en cada centro y; además es necesario que el sistema de control esté integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores escogidos para realizar el control de gestión se definan en función de ella y, los presupuestos y la evaluación del desempeño de cada centro se realicen en función de sus responsabilidades.

El diseñador del sistema  de control debe considerar la frecuencia con la que es probable que se planteen tales decisiones, la importancia relativa de cada una de ellas, qué personas deben estar involucradas y cuál debe ser la naturaleza de su función. Esto invariablemente lleva a la consideración explícita de la estructura organizativa de la empresa, que no es otra cosa que asignar a quién le corresponde tomar un determinado tipo de decisión basándose en su incidencia sobre una o varias áreas claves de negocio y a la información necesaria para adoptarla.

_________________________

Mª del Pilar Carrato Mena
Directora del  Programa
Máster en Dirección Financiera de ISEAD

One response to “El control de gestión (1ª parte)

  1. curso direccion 31/05/2010 / 07:20

    interesantes consejos. Es indispensable conocer las habilidades pertinentes y estar capacitado para dirigir una empresa. Cualquier emprendedor que no esté al tanto de estos conocimientos no podrá alcanzar el éxito empresarial

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