¿Es Necesaria la Planeación en las Reuniones Gerenciales?

En el ámbito gerencial empresarial e institucional se está en una constante carrera contra el tiempo debido a que las metas y objetivos, se planean de manera muy optimista, en muchas casos planeadas por personas que ostentan un cargo, pero que no tienen la competencia, conocimiento o experiencia para ello, exigiendo de manera muy subjetiva o sesgada el cumplimiento de las tareas o actividades que componente el “plan”, incorporando de forma innecesaria estrés social y laboral a las personas o empleados de la empresa o institución, atentando contra su salud física y mental.
En la industria, comercio, banca, gobierno, servicios, alcaldías, etc. las reuniones son un mecanismo de intercomunicación y representan entre un 60% a 90% del tiempo laboral, que en múltiples casos es muy mal utilizado o de uso excesivo, en otros.

Los motivos o causas que se han observado del porque, la mayoría de las reuniones sean improductivas y de una sustancial pérdida de tiempo, son las siguientes:
1) El objetivo de la reunión no es concreto o preciso, no está claramente definido.
2) No existe una agenda con un orden de prelación o de importancia según el impacto institucional.
3) Frecuentemente no se consideran las posibles alianzas o antagonismos que pueden existir o haberse creado entre los asistentes o participantes.
4) Demasiado participantes o muy mal seleccionados o elegidos.
5) Colocación de los participantes en la sala y mesa de reuniones
6) Comportamiento primitivo e inmaduro de algunos participantes.
7) Ausencia de Liderazgo o de autoridad.
8) No se han preparado los temas de manera adecuada o concreta.
9) Incompetencia o incapacidad para expresar, comunicar o presenta los temas, argumentos o ideas de manera ordenada, clara y precisa.
10) Exceso de interrupciones, disgregaciones, especulaciones, etc.
11) Demasiado “análisis” o “examen” del ¿Por qué? En vez del ¿Cómo?
12) Decisiones confusas o contradictorias.
13) Finalmente una combinación de las anteriores.
Para toda reunión o junta de trabajo es elemental establecer de manera clara y especifica (incluso por escrito) el objetivo de la misma, (lo que se espera lograr y/o adonde se quiere llegar, de forma cuantitativa, incluso). Si no se tiene claro el objetivo es necesario determinarlo con precisión, porque sí se aventura a realizar una reunión sin objetivo, es muy seguro que resulte una reunión desordenada, confusa e incluso frustrante. Se sugiere considerar las causales de la improductividad de las reuniones gerenciales debido a que es fundamental para evitarlas y lograr que estas sean beneficiosas institucionalmente.
Es aconsejable que las reuniones de trabajo no sean encuentros confrontativos (rupturas de relaciones o enemistades) o de despilfarro de tiempo (es el recurso más valioso que disponen y tienen todos los seres vivos en el planeta tierra).
Las reuniones gerenciales deben ser encuentros en los cuales se solucionen o resuelvan situaciones conflictivas o problemáticas, se coordinen planes y proyectos apropiadamente, adicional de lograr el mejoramiento continúo en el desarrollo y crecimiento de los individuos o grupos que participan en las mismas, para que se constituyan en verdaderos y auténticos equipos de trabajo.
Por lo visto anteriormente, resulta necesario planear las reuniones gerenciales a su mínimo detalle para que se obtengan resultados positivos en la gestión de las mismas.

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Escrito por Carlos J. Pérez Fajardo

Antiguo Alumno del MBA de Octubre 2007 de ISEAD

Si quieres saber más sobre el MBA de ISEAD Business School:

EMBA, Executive Master in Business Administration

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