Metodología capaz para una administración del tiempo

2.-EL MÉTODO “CAPAz” PARA CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.-

En el transcurso de mi periplo profesional como dirigente y consultor he ido confeccionando una metodología que he llamado” El método CAPAz” con el cual se puede alcanzar un buen grado de administración del tiempo que ayude a que el dirigente sea CAPAZ de gestionar su tiempo con eficacia. La misma, comprende cuatro fases o etapas para su desarrollo, a saber:

C: CONTROL.
A: ANÁLISIS
P: PLANIFICACIÓN
A: ACTUALIZACIÓN

2.1.-CONTROL.-

Si deseamos optimizar el aprovechamiento de nuestro tiempo y su eficacia en nuestra vida profesional será útil, ante todo, conocer cuáles son nuestras tendencias, temperamento, carácter y hábitos. Es decir, que el autocontrol de la administración personal del tiempo es fundamental para mejorar nuestra capacidad de dirección.

Las estrategias y métodos a realizar no pretenden otra cosa que el cambio de ciertas costumbres o hábitos adquiridos con el tiempo en la vida profesional.

Es frecuente que al iniciarse en un nuevo puesto de trabajo aprovechamos mejor el tiempo que después de un año, al permanecer en el mismo, periodo durante el cual hemos ido transigiendo en aceptar como normales hechos que al principio hubiéramos rechazado.

No se puede aumentar la disponibilidad de tiempo si no es con un gran esfuerzo personal. Supondrá gran fuerza de voluntad, sobre todo al principio, hasta que, al repetir los hechos, estos constituyan un hábito en cuyo momento ya no nos costara esfuerzo alguno.
2.2.-ANÁLISIS.-

Adjuntamos una representación power point en que se indican doce presuntos LADRONES DE TIEMPO y las soluciones para solventarlos a saber:

Falta de planificación
Exceso de papeleo
Escritorio sobrecargado
Rutina y asuntos triviales
Querer abarcar demasiado
Exceso de interrupciones
Visitantes inoportunos
El teléfono
Las reuniones
Las visitas
La indecisión
Dejar las cosas para otro día

Los ELEMENTOS MALGASTADORES DE TIEMPO se deben a las razones que originan la malversación del tiempo, a saber:
De los demás.-

Retrasos y bajo rendimiento en las comunicaciones
Falta de preparación de los asistentes a las reuniones.
Interrupciones de colaboradores, jefes, subordinados y visitas.
Llamadas telefónicas internas y del exterior.
Errores de colaboradores y subalternos.
Exceso de burocracia.
Retrasos en los desplazamientos.
Falta de interés del personal.
Interrupciones de los superiores jerárquicamente.

De uno mismo.-

Falta de organización en mí trabajo.
Falta de prioridades en resolver mis asuntos.
Falta de delegación en mis colaboradores.
Exceso de optimismo en la apreciación de mis fuerzas.
Intentar abarcar un campo demasiado amplio.
Fallos de puntualidad y de control en mi horario.
Toma de decisiones precipitadas , sin estudio previo.
Dilación en la decisión por falta de seguridad en uno mismo.

Es muy importante realizar nuestra propia lista de malgastadores de tiempo, apoyándonos en la colaboración de nuestra secretaria y colaboradores  más cercanos.

La secretaria debe aprender a rellenar las fichas de control del tiempo del dirigente. Una vez escrita se ordenara de mayor a menor importancia. Esto será el primer paso para pasarnos a pensar en qué perdemos el tiempo.

Ya podremos empezar a modificar algún detalle en nuestro tiempo, considerando un inventario del tiempo, describiendo qué actividades nos roban nuestro tiempo, en qué asuntos tenemos tendencia a entretenernos y qué sistemas de obtener un mayor rendimiento tenemos descuidados y olvidados.

Veremos la gran diferencia entre la distribución teórica que creemos hacer de nuestro tiempo y la distribución real que obtendremos.

El análisis de nuestro tiempo se deberá empezar con un autocontrol diario de tareas e interrupciones para, a continuación, seguir confeccionando un diario de control y análisis del tiempo y sucesivamente un programa y  control semanal, para ir realizando este control semanal, para ir realizando este control durante un mes.

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Fragmento de artículo

Leer completo en actualidadempresa.com

http://actualidadempresa.com/metodologia-capaz-para-una-administracion-del-tiempo/

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